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東日本大震災の際に困った首都圏オフィスの事例22

BCPって常識?

大地震発生!その時、緊急対応(数分間)

本社ビルが被災。対策本部が立ち上げられなかった

本社ビルが被災。対策本部が立ち上げられなかった
  • 本社ビルが被災。災害対策本部が立ち上げられなかったので、急きょ支店で立ち上げた(千代田区・出版)
  • 翌日以降も交通マヒで出社できる人が少ししかいなかった(新宿区・IT系)

災害対策本部は、国や地方自治体などに災害発生直後に設置されるものですが、大規模な災害が起きた場合は、民間の会社などでも災害対策本部が組織されます。そういった会社では通常、災害対策マニュアルに「震度5以上になると、災害対策本部を立ち上げる」などと明記されている場合が多いようです。

この災害対策本部ですが、社長を筆頭に組織されることが多いため、設置場所は本社というのが一般的です。ですが、本社ビルが被災し、被害が出ているような場合は、どうすれば良いのでしょうか?支店があればそこに設置することも可能ですが、支店がない場合は?

また、災害対策本部が立ち上がったとしても、メンバーが出社できず機能しないという可能性もあります。今回の震災で、企業の災害対策本部はどういった困難に直面し、どう克服したのでしょうか?

対策対策本部のための代替の場所を検討しておこう。社長の自宅、社宅やホテルなど。また、SOHOやサテライトオフィスを使うなど、どんな選択肢があるか調べておき、取引先などとも情報交換しておこう。また、本社の総務だけが管理している情報は支店などとも共有を。

災害対策本部でまず行うことといえば、安否確認です。ですが今回の震災のように、直接の被災地でない首都圏でも数時間ほど通信インフラが混乱しましたから、そういった場合は、一旦、支店にて対策本部を立ち上げ、そこで安否確認を行うのが良いでしょう。テナントヒアリングからも、実際に東京本社ではなく大阪支店で災害対策本部を立ち上げたところもありました。その後、通信インフラが回復したところで、東京本社にその本部を移せばいいのです。

本社が機能しない場合は多々ありますから、社員の連絡網だけでなく通信、備品関係、消防署などの連絡先をまとめたものは、本社にいる総務の人だけでなく、各拠点に配布しておきましょう。

ただ、支店がある企業はそういった対応ができますが、支店がない場合は、例えば社宅や貸し会議室やレンタルオフィス、ホテルなどを活用するのも1つの手でしょう。

また今回のように、交通機関が麻痺するなど、出社困難が続くこともありますが、災害対策本部は、全社の20~30%の人員が確保できれば活動可能です。逆に言えば、この出社率を確保するために、災害対策本部のメンバーを会社の近くに住まわせたり、重要な取引先が自宅の近くにある社員には臨時担当に指名しておいたりといった事前の準備も必要です。

さらには社員が自宅や自宅近くでも業務できるようなSOHOやサテライトオフィスの体制など、普段から検討しておくと良いかもしれません。