ここをおさえれば上手くいく!
理想のオフィスレイアウト実現のコツとは?

ファシリティー担当者へのアンケート調査で、オフィスに関して苦労したことを伺うと、まず一番に挙がるのがレイアウトです。テナント様の希望通りに自由にレイアウトを組めると思いがちですが、実はいろいろな制限があり思い通りのレイアウトができずやり直しに・・・。そんな不測の事態を防ぐには、事前に注意すべき項目を取りまとめ、希望のレイアウトが可能かどうか確認しておくことが重要です。
今回は、「こんなことに苦労した」という実例を基に、レイアウト作成の際に気をつけておかなければいけない点をご紹介します。

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問題続出!?経験者が語る失敗と苦労

ザイマックスグループが管理するオフィスビルに入居したテナント様に、移転に関する業務で一番苦労したことを伺ったところ、約4割の方がレイアウトと答えました。

移転に関する業務で一番苦労したこと

レイアウトを決定・進行していくには、社内の意見調整や複数の業者の対応をしなければなりません。また、ビルには建築的な制限もあるので思い通りにレイアウトが組めず、何度もやり直したという事例は多くあります。これはオフィス移転の際だけでなく、入居中のビルでの大規模なレイアウト変更の際にも言えることでしょう。
苦労した点として、アンケートでは以下のような具体的な事例が挙げられました。

事例
  • エアコンの吹き出し口、換気口の数、排煙が少ないことでレイアウトに苦労した
  • 電気の回路や配線などを考えずにレイアウトし、再度調整が必要になった
  • 空調の吹き出し口がない部屋ができてしまった
  • 社内各所の意見をまとめるのに思った以上に時間がかかった
  • レイアウトを決めてビル側に提出したら、配置不可能なレイアウトであることが分かり、何度かやり直した
  • いろいろと制限があることは知っていたが、やることが多くスケジュールの調整に苦労した



専門家ではない担当者にとっては、留意しなければならない点が多い上に、普段の業務に加えて進めていかなければならないことが多く、予想以上にスケジュールがタイトになったり、当初の予定に間に合わなかったりとスケジュール管理に苦労した方が多くいらっしゃいました。

ここが重要!レイアウト作成のポイント

レイアウトに様々な制約がかかるのには、やむを得ない理由があります。オフィスは人が長時間過ごす場所なので、ビルの安全性やそこで働く人の健康を守るために、様々な基準が設定されています。例えば、避難経路の確保や煙感知器やスプリンクラーなどの消防設備の設置が必要となったり、換気のために給気と排気の設備を配置しなければいけません。
また、法律の規定以外にも、実際に使用する上で照明の切り分けや空調の吹き出し口などにも注意が必要です。できる限り理想のレイアウトに近づけるためには、ビルの構造や規定を知っておく必要があるのです。

そこで、レイアウトを決める前にチェックしておきたい項目をまとめてみました。

  • 電気の配線、回路や空調設備、消防設備、避難経路を確認する(図面や現地調査)
  • 入居中または移転先のビル特有の制限がないか確認をする
  • 早めにプロに相談する
  • 社内の決定ルートを確認した上で優先順位を決めて進めていくなど、合意形成のための対策を早めにとる
  • 余裕をもったスケジュールを組む

まず、ビルには法律に基づき様々な制限があるということ。そして、社内調整や複数業者との調整に予想以上の時間がかかるということ。この2点を知っておくことが、レイアウトをスムーズに決定する上で特に重要なポイントになります。
とはいえ、通常の業務がある中で、これらのことを担当者がひとりですべてこなすのは、あまりにも負荷が重すぎるというもの。自分だけでは判断できない、専門的な知識が必要となる難題が数多くありますので、プロに早めに相談することが成功の近道です。レイアウトの作成からビル側との交渉、工事に関するスケジュール管理に関係会社との調整、さらにはコスト削減に向けた提案まで、プロジェクト全体に関するマネジメントを一括で請け負う専門企業があります。信頼できるパートナーに任せるのも有効な手立てのひとつです。

オフィスは、会社が求める理想のワークスタイルをカタチにする場所です。しっかり準備をして、みんなが働きやすいと喜びの声をあげるようなレイアウトを実現しましょう。

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