オフィスにまつわる悩みのタネ・・・。
~文書管理編~

業種
流通卸売業A社
拠点従業員数
50名
坪数
130坪

背景・課題

オフィスには、業務上どうしても発生してしまう書類が数多くあり、紙での原本保存・管理が義務付けられている場合もあります。それらを全て社内に保管しようとすると、多くのキャビネットが必要になり、キチンと管理しておかなければ、執務スペースが書類の山に・・・。

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大量の書類でオフィスが手狭に・・・

流通卸売業のA社。業務の都合上、伝票や契約書など紙での原本保存が義務付けられている書類が多くあります。しかし書類保管についてルールもなく、保管庫には大量のダンボールが積み上げられていました。これらは、以前レイアウト変更した際に一時的な“避難場所”のつもりで置いていましたが、結局手をつけられず、そのままになっていたのです。日々増えていく書類の保管スペース確保も難しくなってきました。
また、いざ書類を捜そうにも、きちんと管理されていないため、必要な書類がどこに保管されているのか分からず、書類1枚を捜すためだけに毎回多くの時間がかかってしまうため、通常業務への支障も出てきていました。

総務部のS氏は、早急に対策をとるために立ち上げられたプロジェクトの担当者に任命されました。
「早速書類の整理にとりかかりましたが、重要書類もあるためまとめて処分することが難しく、なかなか書類の整理が進みませんでした」(S氏)
このままでは新たな保管スペースの確保も出来ずオフィスが手狭になるため、オフィス移転を検討しなければと、S氏は頭を悩ませていました。

解決策

文書管理ルール策定の3つのポイント

何かよい解決策はないかと、文書管理のコンサルティングを専門にしている会社に相談してみることにしたS氏。すると次のようなアドバイスをしてくれました。
「御社の場合、文書管理のルールをつくって整理すれば、保管庫のスペースも十分に確保出来るので、今すぐオフィス移転しなくても大丈夫ですよ。まずは文書管理をどのように行うか社内で検討されてはいかがでしょうか」

文書管理の対策と順番

まずは不要な文書を廃棄し、原本保存は必要だが参照頻度が低いものについては外部倉庫などで保管します。残った文書のみを電子化することで、電子化のための労力を抑えることができます。

  1. 不要な文書の廃棄

  2. 外部倉庫での保管

  3. 1. 2.以外のものを電子化

説明を受けて納得したS氏は、早速、文書管理のルールを策定することに。書類の整理を徹底しました。
「2.の外部倉庫での保管ということに対しては、セキュリティ面や、文書を確認したい時に見られない不便さなど、不安がありました。しかし外部保管庫も耐火・耐震や防犯面など、万全なセキュリティ体制でしたし、必要な書類は電子化してその日のうちに閲覧できるなどの便利なサービスなどもありました。他に問題になるような点もないし、逆に文書管理の面、情報管理の面ともに整理されて、一石二鳥でしたね」と満足した様子で語るS氏。

最終的に、社内に保管していた文書のうち半分は不要なものとして廃棄でき、残りの半分は原本保存が必要なため外部倉庫へ預けることにしました。そのうち、一部閲覧の頻度が高い書類については電子化しました。
その結果手元に残った書類はわずかとなり、書類保管庫として使用していたスペースの一部を、打合せスペースとして使用できるようになりました。また、参照頻度の高い書類は電子化したため、パソコンでの検索が可能になり、山積みにされていた書類から捜す際にかけていた時間を大幅に削減することもできたのです。S氏は社内でも高評価を得ることができました。