「意外な工夫」で省スペース!
憧れのビルへの入居を叶えた秘策とは?

業種
事務系サービス業(会計事務所)E社
従業員数
60名
坪数
250坪

背景・課題

エリアや利便性、ビルのグレード、坪面積など、すべての希望を叶えようとした結果、とても賃料が予算内に収まりきらない・・・という現実に直面したことがありませんか。しかし、中には、オフィスの利用法を見直すことで希望するビルへの移転を叶えたお客様も。実際の事例を交え、その詳細をご紹介します。

社員のモチベーションと顧客信用力アップのため、人気エリアへ

E社は、約60名の従業員を抱える都内の公認会計士事務所。新卒・中途合わせて直近5年間で10名増え、さらには半年後にも3名の新入社員を採る予定とあって、いよいよ手狭になったオフィスからの移転を検討していました。そして、移転先として浮上してきたのが、人気の千代田区エリア。社員のモチベーションアップや会社のブランディングを含め、役員会議の場で協議した結果でした。


しかし、予算との兼ね合いで希望した移転計画は絶望的に・・・

画像 E社の移転担当に命じられた総務・管理部門K氏は、希望エリアを中心にさっそく物件探しをスタート。当時を振り返って、次のように語ってくれました。

「もとの立地よりも地価が高いエリアへの移転ということで、当前のことながら、費用面が大きな壁となって立ちはだかりました。また、広さや賃料は申し分ないと思っても、築年数が古かったり、ブランディングにつながらないような物件ばかりで・・・半ば諦め、別のエリアも検討し始めていました」





解決策

移転の秘策として、「文書の電子化」を薦める営業マン

画像そんな中、K氏はかねてから相談相手だったサガーシアの営業マンにダメもとで問い合わせてみました。その後の面談時にサガーシアの営業マンからは移転条件のほかに、現状のオフィスの使い方について事細かに聞かれたのです。さらに、営業マンはE社の会議室や倉庫の使い方をはじめ、営業スタイルや日中の執務スペースの人数、オフィス家具・什器など、実際の事務所の様子も見学していました。

後日、K氏が営業マンから提案されたのは、なんと希望の広さよりも狭い物件。そして、併せて提案を受けたのが、倉庫に眠る大量の紙をスキャニングして、移転先の事務所には書庫スペースを設けないという内容でした。確かにE社には、職業柄、決算書や報告書、計画書などの機密情報が大量に倉庫に眠っていました。文書の電子化は、いわばE社にとって積年の課題だったのですが、あまりにも大量だったため棚上げしていたのです。


省スペース化により、予算内で憧れのビルへの移転を実現!

そこで営業マンから薦められたのは、外注サービスを使って、倉庫に眠っていた文書を電子化することでした。箱詰めして業者に送れば丁寧にスキャニングしてもらえ、指示すれば書類のタイトルや日付をファイル名に設定してもらうことも。その他、古い書類はこの際まとめて破棄してしまい、保管年限を迎えていない書類については、箱に詰めたまま賃料の安い外部のトランクルームに収納することも手だと話していました。

結果的に、E社は社内の10%を占めていた書庫を廃止し、無駄なオフィススペースを削減することに成功。そして、E社は希望していた千代田区エリアのハイグレードビルへの移転を実現することができたのです。以前よりも坪数は狭いものの、十分なスペースが確保でき、良いビルに入居できたことで社員の士気も向上。
K氏は最後に「なんであんなに詳細に事務所をチェックするのか謎でしたが、まさかスキャニングによる省スペース化というアイデアを思いつくとは・・・。スペースの有効活用だけでなく、書類を検索する時間も短縮され、業務効率も上がりました。うちの事務所が抱えていた問題をまとめて解決してくれました」と笑いながら話してくれました。


ぎゅっと詰まったサガーシアのノウハウ!
知れば得する!賢いオフィスの利用法

今回の事例にもあるとおり、予算面で一見絶対に不可能だと思える移転話も、知恵と節約の仕方一つで実現に至る場合があります。どうしても移りたいビルがある時には、諦めずに、いろいろな方法を模索しましょう。

【その他の節約法】

  • フリーアドレス
  • クラウド、データセンター移設
  • 貸し倉庫
  • 貸し会議室