オフィス移転を決断!
真っ先にやるべきことは
候補物件のリストアップではない!?

業種
電子部品・器具メーカーZ社
従業員数
45名
坪数
120坪

背景・課題

オフィスの移転が決まると、Webで物件検索をしたり、仲介業者を呼んで打ち合わせするなど、多くの移転担当者は候補物件をリストアップすることから始めてしまいがちです。しかし、本来、物件探しは次のステップの話。それよりも先にやるべき最優先事項があるのです。

長引く不況と円高の影響から、オフィスの移転を決断

画像 外資系の電子部品・器具メーカーZ社は、長引く景気低迷と円高の影響により、もう少し賃料が安いオフィスへの移転を余儀なくされました。この移転プロジェクトを担当することになったのが、中途入社2年目の管理統轄部R氏。以前の勤務先も含め、移転を担当するのは初めての経験でしたが、とりあえずWebで物件探しからスタート。
気になる物件をピックアップして、移転コストや今後の賃料などについて本社に稟議申請するためのレポートを作成する一方で、実際の移転については仲介会社に依頼しようと、物件のリストアップの際に利用した検索サイトに問い合わせをしました。



物件探しを急ぐあまり、移転検討の際にまずやるべきことを忘れ・・・

当時のことを振り返り、R氏は次のように語っています。

「あの1本の問い合わせによって出会ったザイマックスサガーシアの営業マンからのアドバイスがなければ、もしかすると私は今頃この会社に居られなくなっていたかもしれませんね」
コストダウンを目的とした移転ということもあり、どんな場所を選び、どのくらいの家賃のところへ移転するのかはもちろん大切。しかし、そのことばかりに注力するあまり、R氏の行動からは「移転検討の際にまずやるべきこと」がすっぽり抜け落ちていたのです。


解決策

仲介会社からの忠告で、移転時のペナルティを含む「覚書」を発見

画像サガーシアの営業マンとアポイントを取り、初めて面談をした時のこと。会社案内やオフィス事情について一通り説明を受けた後、R氏は「現在のオフィスの契約書の確認は済ませましたか?」と尋ねられました。

当然、目を通したと返答したR氏でしたが、営業マンからはさらに「特記事項や別紙の契約書・覚書などが存在する場合があるので、念のためもう一度確認してください」との言葉が。心配になったR氏は早速、面談後にもう一度契約書ファイルを隅から隅まで見直したところ、前回目を通した契約書とは別に覚書があり、そこにはなんと特殊なペナルティを含む条項が記されていたのでした。


「スケジュールの先送り」でペナルティを回避し、無事移転成功

覚書は、どうやら3年程前、前任者が賃料を下げるためにビルオーナーと交渉した際に書かれたもの。ペナルティの内容は、「賃料の値下げと3ヶ月のレントホリデー(無料期間)を認める代わりに、値下げから4年以内に解約する場合には残期間の賃料・共益費を全額納付する」というものでした。

「覚書を見た瞬間、血の気が引きました。賃料については毎月支払いをしているので把握できていましたが、賃料値下げの経緯やペナルティの存在は前任者から何も言われていなかったもので・・・」とR氏。この時点で残期間はまだ1年以上。移転準備期間が仮に6ヶ月あるとしても、残りの6ヶ月については新旧両方のオフィス賃料を支払わなければならないという最悪の事態を迎えるところでした。R氏はこのことを本社に伝え、スケジュールを先送りにして、1年後に無事移転ができたのです。


ぎゅっと詰まったサガーシアのノウハウ!
移転を決めた時の契約書のチェックポイントとは?

移転が決まって第一にやるべきことは、「現在の契約書の確認」が基本です。特に「契約期間」、「解約予告期間」、「原状回復工事に関する規定」、「特約事項」など解約に関わる条項は念入りに確認しましょう。

※印や特記事項で2~3行程度の記載がある場合や、今回の事例のように追加契約の場合は別紙の可能性もあります。